Vous avez la bosse des affaires, un projet en tête ou encore vous pensez à changer la forme juridique de votre entreprise individuelle? L’incorporation est une étape cruciale sur la route de vos ambitions.
On appelle « incorporation » ou « constitution en personne morale » l’acte par lequel l’on constitue une « société ». Cette étape est appelée communément « fonder une compagnie » dans le langage populaire.
Qu’est-ce qu’une société par actions?
La société par actions est une entité juridique distincte de ses administrateurs et de ses actionnaires. Elle possède sa propre existence, droits et obligations. Elle appartient à ses propriétaires, les actionnaires. Une société peut avoir un actionnaire unique ou plusieurs. Les actionnaires vont élire les administrateurs de la société qui vont prendre les décisions pour cette dernière.
Le principal avantage de la société est que, puisqu’elle est une personne morale, elle est responsable de ses dettes. La responsabilité des actionnaires se limite à la valeur de leurs actions.
La première étape : constitution sous le régime fédéral ou provincial
Deux régimes d’incorporation existent au Québec, soit celui régi par la Loi sur les sociétés par actions du Québec (LSA) ou la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA). Ces deux lois, quoique similaires, entrainent une série de règles différentes qui sont applicables au fonctionnement de la société. Il est important de noter que l’immatriculation sous le régime provincial permet de faire affaire sur l’ensemble du territoire canadien ou à l’international, à condition de respecter la législation applicable en matière d’immatriculation ou d’enregistrement dans chaque province.
Une société québécoise incorporée sous la LCSA demande de tenir ses informations à jour auprès du Registraire des entreprises du Québec ainsi qu’auprès de Corporation Canada. En conséquence, une société sous le régime fédéral engendre des coûts annuels plus élevés pour tenir à jour ses informations.
N.B. Les prochaines étapes s’appliquent à l’incorporation sous le régime provincial.
Deuxième étape : Choisir un nom
Lors de l’incorporation de votre société, 2 choix s’offrent à vous :
1- La première option offerte est de demander une désignation numérique (société à numéro). Le nom sera composé d’une désignation numérique émise par le Registraire des entreprises du Québec suivi du mot « Québec » et de la mention «inc.» signifiant que la forme juridique de l’entreprise est une société par actions.
2- La deuxième option offerte est de proposer un nom.
Si vous décidez de proposer un nom, celui-ci doit être conforme à la loi et aux règles applicables.
Le nom de la société est un mot ou un groupe de mot qui la désigne et la distingue des autres entreprises. Pour être conforme, le nom de la société doit notamment respecter la Charte de la langue française, donc être en français. De plus, il « ne doit pas contenir une expression que la loi ou les règlements réservent à autrui ou dont ils interdisent l’usage », ne pas évoquer « une idée immorale, obscène ou scandaleuse », « ne pas indiquer incorrectement la forme juridique de l’entreprise », « laisser faussement croire qu’il s’agit d’un groupement sans but lucratif ou d’une autorité publique, ou encore que l’entreprise est liée à une telle organisation » et « ne doit pas être utilisé par une autre personne, une autre société ou un autre groupement de personnes au Québec ». Le nom de la société se retrouve dans les documents constitutifs. Si vous voulez modifier ce nom, cela nécessitera la production d’une demande de modifications de statuts auprès du Registraire des entreprises du Québec et des frais de 177$ (pour 2020).
Ainsi, si vous avez besoin de constituer dans un court délai une société et que le choix de nom n’est pas encore arrêté, il est recommandé de demander une désignation numérique. Par la suite, il est possible d’ajouter un autre nom sous lequel l’entreprise s’identifie au Québec (couramment appelé nom d’emprunt) par une simple mise à jour courante.
Troisième étape : production des documents de constitution
La société par actions nécessite la production de statuts de constitution, qui d’une part définissent les catégories d’actions de la société et les droits qui y sont reliés (droit de vote de vote, dividende, participer au partage du reliquat), mais aussi les restrictions de transfert d’action ainsi que les limites imposées à ses activités, le cas échéant. De surcroît, il est essentiel d’inclure certaines clauses pour répondre aux critères d’émetteur fermé de la Loi sur les valeurs mobilières pour être dispensé de la production de prospectus.
À cette étape, il est conseillé de consulter un professionnel qui vous guidera ou qui rédigera pour vous les documents nécessaires. Négliger cette étape peut avoir de fâcheuses conséquences au courant de la vie de la société et entraîner des coûts supplémentaires pour pallier à ces manquements.
Ces documents sont joints à la demande de constitution de la société ou dans les 60 jours suivant la déclaration initiale.
Quatrième étape : Acquitter les frais de constitution et certificat
Outre les frais juridiques que vous pourriez engendrer si vous faites recours à un professionnel, les frais pour la constitution d’une société par actions au Québec est de 343$ (pour 2020) auprès du Registraire des entreprises du Québec. Après le paiement, le Registraire procède à la constitution de la société, lui attribue un numéro d’entreprise (NEQ) et lui émet un certificat de constitution.
Dernière étape : Organisation interne
Il est à noter qu’il est important que les résolutions organisationnelles des administrateurs et des actionnaires soient consignées au livre de société. Ce processus peut être ardu, il est donc judicieux de consulter un avocat qui veillera aux détails.
Lorsque la société est constituée, les administrateurs doivent recevoir les lettres de souscription des futurs actionnaires de la société par actions. Les administrateurs devront se réunir (ou signer unanimement une résolution tenant lieu d’une réunion) pour notamment confirmer la réception du certificat de constitution de la société, adopter le règlement interne, nommer les dirigeants, déterminer la date de fin d’année financière et autoriser l’émission d’action suite à la réception des lettres de souscription. Par la suite, les actionnaires devront se réunir (ou adopter unanimement une résolution tenant lieu de réunion), ils devront ratifier le règlement interne, élire les administrateurs, ils pourront aussi dispenser le conseil d’administration de nommer un vérificateur.
Une fois cette dernière étape complétée, les opérations de la société par actions peuvent démarrer.